Ochrana osobních údajů

1. Kdo jsme

Správcem vašich osobních údajů je subjekt uvedený výše (dále „my“, „nás“, „webeno.cz“).

Nemáme jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů, protože nesplňujeme podmínky, za kterých je to podle čl. 37 GDPR povinné. Ve všech otázkách kolem údajů se obracejte přímo na info@webeno.cz.

2. Dvě různé role, ve kterých se s vámi potkáváme

Tohle je důležité rozlišení, protože každá role podléhá jiným pravidlům.

Jsme správce u údajů, které zpracováváme pro sebe a rozhodujeme o nich sami: vaše poptávka, komunikace s vámi, fakturace, náš vlastní web. O tom je celý tento dokument.

Jsme zpracovatel u údajů, které za vás zpracováváme, když vám provozujeme web, firemní poštu nebo rozesíláme newsletter. Tam rozhodujete vy, my jen plníme vaše pokyny. Tento vztah upravuje samostatná smlouva o zpracování osobních údajů, kterou uzavíráme s každým klientem.

Jste-li návštěvník webu některého z našich klientů a chcete uplatnit svá práva, obraťte se prosím na provozovatele toho webu. My mu jen poskytujeme technické zázemí a bez jeho pokynu vaše údaje měnit nemůžeme.

3. Co, proč a na jakém základě zpracováváme

3.1 Poptávka z formuláře nebo e-mailem

Údaje: jméno, e-mail, telefon (uvedete-li ho), název firmy, obsah zprávy a podklady, které přiložíte, IP adresa a čas odeslání formuláře.

Proč: abychom vám odpověděli, připravili návrh a domluvili se na spolupráci.

Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U IP adresy náš oprávněný zájem na ochraně formuláře proti zneužití a spamu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Jak dlouho: nevznikne-li spolupráce, 12 měsíců od poslední komunikace, pak mažeme. Vznikne-li, dále podle bodu 3.2. IP adresu z ochrany formuláře uchováváme 90 dní.

3.2 Plnění smlouvy a péče o klienty

Údaje: identifikační a fakturační údaje, kontaktní osoby a jejich pracovní kontakty, přístupové údaje k účtům, komunikace o zakázkách, podklady, které nám pošlete.

Proč: abychom vám mohli dodat, co jsme slíbili, a starat se o to dál.

Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Jak dlouho: po dobu trvání smlouvy a dále 4 roky od jejího ukončení kvůli případným nárokům a promlčecím lhůtám. Provozní data (web, pošta) mažeme 30 dní po ukončení spolupráce, jak je popsáno v obchodních podmínkách.

3.3 Účetnictví a daně

Údaje: fakturační údaje, údaje o platbách. Proč: protože musíme.

Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), zejména zákon o účetnictví a daňové předpisy.

Jak dlouho: 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se doklad týká.

3.4 Provoz a bezpečnost tohoto webu

Údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas přístupu, navštívené stránky (serverové logy).

Proč: aby web fungoval, abychom uměli dohledat příčinu výpadku a odrazit útok.

Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Jak dlouho: provozní logy 30 dní, bezpečnostní záznamy 90 dní.

3.5 Klientská zóna

Údaje: e-mail, heslo v zašifrované podobě, historie zadaných požadavků, logy přihlášení.

Proč: abyste měli přehled o svých zakázkách a mohli nám zadávat úpravy.

Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u logů přihlášení oprávněný zájem na zabezpečení účtu.

Jak dlouho: po dobu trvání účtu a 30 dní po jeho zrušení. Podrobnosti v podmínkách klientské zóny.

3.6 Zprávy, hovory a podklady k úpravám

Údaje: obsah zpráv, které nám pošlete e-mailem, přes WhatsApp nebo v klientské zóně, včetně příloh; u telefonátů poznámka nebo přepis, sdělíte-li nám k tomu souhlas.

Proč: abychom zadání pochopili a mohli ho zpracovat.

Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Mlčenlivost. Obsah vaší komunikace je důvěrný. Nepoužíváme ho k trénování žádných nástrojů a totéž máme smluvně ošetřené s dodavateli, kteří se k němu při zpracování dostanou; jejich seznam je v bodě 5. Jde-li o zvlášť citlivé údaje, například o zdravotní stav nebo přístupová hesla, dejte nám vědět předem a domluvíme se na zvláštním postupu.

3.7 Newsletter a obchodní sdělení klientům

Právní základ: u zájemců, kteří se přihlásí, souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR); u stávajících klientů oprávněný zájem na přímém marketingu vlastních obdobných služeb (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.).

Jak dlouho: do odvolání souhlasu nebo do vznesení námitky. Odhlásit se můžete odkazem v každé zprávě nebo e-mailem, vyřídíme to hned a nebudeme se ptát proč.

3.8 Reference

Údaje: název firmy klienta, logo, odkaz na web, snímek obrazovky.

Právní základ: oprávněný zájem na propagaci vlastní činnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Proti tomuto zpracování můžete kdykoliv vznést námitku a referenci odstraníme nejpozději do 15 dnů.

3.9 Oslovení firem s nabídkou spolupráce

Firmy, které by naši službu mohly potřebovat, oslovujeme sami. Kontakt na ně přitom nezískáváme od nich, ale z veřejných zdrojů, proto vás o tom informujeme podle čl. 14 GDPR.

Údaje: název firmy, IČO, veřejně uvedená e-mailová adresa a telefon, adresa provozovny, adresa webu a veřejně dostupné informace o jeho stavu.

Odkud: z veřejných rejstříků (ARES), z webových stránek firmy, z veřejných katalogů a map.

Právní základ: oprávněný zájem na oslovení potenciálních zákazníků v rámci přímého marketingu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s bodem 47 odůvodnění GDPR). Oslovujeme podnikatele na jejich firemní kontakty a k jejich podnikání, ne lidi v soukromí.

Jak dlouho: po dobu, kdy je oslovení aktuální, nejdéle 12 měsíců od posledního kontaktu. Odmítnete-li, vedeme si o tom záznam trvale, jen proto, abychom vás už neoslovili znovu.

Vaše volba: proti tomuto zpracování můžete kdykoliv vznést námitku a my vyhovíme okamžitě a bez ptaní. Stačí odpovědět na zprávu, kliknout na odhlašovací odkaz v ní nebo napsat na info@webeno.cz.

3.10 Uplatnění a obrana právních nároků

Údaje: cokoliv z výše uvedeného, co je pro daný spor relevantní. Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Jak dlouho: po dobu trvání sporu a 3 roky po jeho pravomocném skončení.

4. Odkud údaje máme

Téměř vždy přímo od vás: z formuláře, e-mailu, WhatsAppu nebo hovoru. Doplňkově z veřejných rejstříků (ARES, obchodní rejstřík) při ověřování fakturačních údajů a v případě podle bodu 3.9 z veřejných zdrojů.

5. Komu údaje předáváme

Neprodáváme je a nepředáváme nikomu, kdo je nepotřebuje k tomu, aby vám fungoval web a pošta. Abychom ale službu vůbec mohli poskytovat, spolupracujeme s dodavateli, kteří se k údajům dostanou. Ti pro nás vystupují jako zpracovatelé a jsou vázáni smlouvou.

Aktuální seznam je vždy na stránce Seznam subzpracovatelů a na vyžádání vám ho kdykoliv pošleme.

Dále můžeme údaje předat orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to zákon (finanční správa, soud, Policie ČR), nebo advokátovi při vymáhání či obraně nároků.

6. Kde služba běží a předávání mimo Evropskou unii

Kde jsou uložená data. Databáze, e-mailové schránky, zálohy a veškeré trvalé uložení dat jsou na serverech v České republice a v dalších zemích Evropské unie. Tam se údaje ukládají a odtud se spravují.

Odkud se doručuje obsah. Aby se weby načítaly rychle i mimo Evropu, provozujeme také předsunuté servery v dalších lokalitách. Ty drží dočasnou kopii veřejné části webu a zpracují technické údaje nutné k vyřízení požadavku, tedy IP adresu, hlavičky prohlížeče a adresu stránky. Návštěvník je pak obsloužen z nejbližšího serveru místo z Evropy.

Na těchto serverech neukládáme databáze, e-mailové schránky ani zálohy a nevzniká tam trvalý záznam o návštěvnících. Jde tedy o průchod dat, ne o jejich uložení. I tak je to podle GDPR předání do třetí země, a proto se opírá o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (rozhodnutí (EU) 2021/914), uzavřené s provozovateli příslušných datových center. Kopii záruk vám na vyžádání poskytneme.

Další příjemci mimo EU. Kromě vlastní infrastruktury se údaje mohou dostat mimo Evropskou unii k těmto dodavatelům:

• Anthropic PBC: zpracování textu zadání při přípravě odpovědí a úprav (standardní smluvní doložky Evropské komise)
• OpenRouter, Inc.: zpracování textu zadání při přípravě odpovědí a úprav (standardní smluvní doložky Evropské komise)

I zde se předávání opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (rámec EU US Data Privacy Framework) nebo o standardní smluvní doložky.

Tento web nenačítá písma, skripty ani obrázky z cizích serverů. Vaše IP adresa se tedy pouhým otevřením stránky nedostane k nikomu jinému než k nám.

7. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

Každou odpověď i každou úpravu u nás před odesláním čte, schvaluje a odesílá člověk. Nemáme automatické odpovídání na zprávy a žádný nástroj u nás nic nerozhoduje ani neodesílá sám.

8. Vaše práva

Vůči nám máte tato práva. Uplatníte je e-mailem na info@webeno.cz. Nemusíte nic dokazovat ani zdůvodňovat, jen si můžeme ověřit, že jste to opravdu vy.

• Přístup: chtít výpis toho, co o vás vedeme (čl. 15 GDPR).
• Oprava: nechat opravit nepřesný nebo doplnit neúplný údaj (čl. 16).
• Výmaz: nechat údaje smazat, nemáme-li pro ně trvající důvod (čl. 17).
• Omezení zpracování: nechat zpracování pozastavit, například po dobu, kdy řešíme spor o přesnost údaje (čl. 18).
• Přenositelnost: dostat údaje ve strojově čitelném formátu nebo je nechat předat jinam, jde-li o zpracování na základě souhlasu nebo smlouvy (čl. 20).
• Námitka: vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21). U přímého marketingu námitce vyhovíme vždy a bez posuzování.
• Odvolání souhlasu: kdykoliv, tam kde zpracováváme na základě souhlasu. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

Lhůta: odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o dva měsíce; o prodloužení i jeho důvodu vás vyrozumíme.

Stížnost. Myslíte-li si, že s vašimi údaji nakládáme špatně, ozvěte se prosím nejdřív nám, většina věcí se vyřeší jedním e-mailem. Máte ale právo obrátit se přímo na dozorový úřad:

Jako klient si navíc můžete kdykoliv odvézt celý web i kompletní poštu. To není právo z GDPR, to je náš slib, a je popsaný v obchodních podmínkách.

9. Jak údaje chráníme

Přístup k datům mají jen osoby, které ho potřebují. Používáme šifrovaný přenos (HTTPS), šifrované úložiště hesel, dvoufaktorové ověření u administrátorských přístupů a denní zálohování s retencí 30 dní. Systémy udržujeme aktualizované.

Zjistíme-li porušení zabezpečení, které pravděpodobně povede k vysokému riziku pro vaše práva a svobody, oznámíme vám to bez zbytečného odkladu a dozorovému úřadu do 72 hodin, jak vyžadují čl. 33 a 34 GDPR. Jsme-li v roli zpracovatele, informujeme dotčeného klienta do 24 hodin.

10. Cookies

Tento web ukládá jen soubory nezbytné pro jeho fungování. Podrobnosti o tom, které to jsou, k čemu slouží a jak dlouho vydrží, najdete v Zásadách používání cookies.

11. Změny těchto zásad

Zásady můžeme upravit, například když přibude nový nástroj nebo dodavatel. Aktuální znění je vždy na této stránce s uvedeným datem účinnosti. Půjde-li o podstatnou změnu, upozorníme na ni klienty e-mailem.